Vereinsverwaltung mit MS Office, Datenbank und ...?

Hi Basti!

ich versuche mal, meinen Teil zu diesem Thema beizusteuern, leicht wird´s allerdings nicht

Also:
> Welche kostenlosen Datenbanken eignen sich zur Zusammenarbeit mit MS Office?

Grundlegend mal jede Datenbank, zu der Du eine ODBC-Verbindugn aufbauen kannst.  Damit stehen Dir also sowohl MySQL als auch Postgres zur Verfügung würde ich sagen.
(Solche Exoten wie die HSQLDB lasse ich mal außen vor, die macht nur Sinn bei Java-Applikationen)

Zum Thema "Access" und sein Ruf...
Mit Sicherheit ließe sich Dein Projekt auch mit Access lösen, ich jedoch würde allein schon vom Prinzip her eine Lösung mit MySQL vorziehen
Allerdings muss man auch klar sagen:
Die Datenmenge, die eine Access vewalten kann, ist geringer als das, was zum Beispiel MySQL packt (habe dazu jetzt keine konkreten Quellen parat, aber allein schon aufgrund der Tatsache, dass hinter MySQL eine wirkliche Server-Software steht macht das durchaus plausibel)
Außerdem hast Du zu MySQL sicher mehr Quellen/Tutorials und Foren verfügbar als im Vergleich zu Access.

Möglichkeiten mit MS-Office auf Datenbanken zuzugreifen:
Bei Excel gibt es ein Feature, welches sich "Microsoft Query" nennt. Damit kann man Abfragen ähnlich dem Abfrage-Editor im Access erstellen.
(Als Connect dienen hier die ODBC-Datenquellen, die auf dem jeweiligen System eingerichtet sind).

Der Punkt "jeweiliges System" bringt mich zu ein weiteren Überlegung:
Direkt mit Access zu arbeiten dürfte dann wohl flach fallen, da man in diesem Fall (bitte korregiert mich jemand wenn ich hier falsch liege), direkt auf der *.mdb Datei arbeitet... also müsste man die "Datenbank" verteilen, auf sämtlichen PCs, auf denen gearbeitet wird..
damit fallen Synchronisationsarbeiten an...
Einziger Ausweg daher:
Ein Datenbank-Rechner und sämliche Clients greifen verteilt darauf zu.
Spätestens hier brauchst Du dann (vermutlich oder evtl.) Transaktionen.
Und die kannst Du bei Access vergessen.

Außerdem werden die Admin-Arbeiten reduziert, wenn man ein zentrales System hat, aber das brauche ich Dir wohl nich zu sagen
Was die GUI-Gestaltung angeht:
Wie wär´s wenn Du das DB-Design (auf MySQL zum Beispiel) machst und dann die Masken zunächst mit einem Generator erzeugst und dann einfach anpasst?
Solche Tools gibt´s bei Sourceforge, hab sie mir jedoch noch nich genauer angesehen...

Sorry, ich glaub ich war nicht wirklich ne große Hilfe... aber ein solches Vorhaben (was ja doch relativ groß ist für eine nicht-komerielle Anwendung) mit derart geringem Budget ( =0 ) zu erreichen wird hart oder dauert...

MfG, tink

Hi.

Ich muss noch ein wenig ausholen:

Momentan steht in dem kleinen Büro ein alter Rechner von mir (866er PIII oder so) und noch ein paar Uralt-Mühlen, der schnellste davon ein 233er K6. Es gibt zwei Computer-Arbeitsplätze, wovon der zweite nur eine Notfallösung ist, wenn der erste besetzt ist und schnell was gemacht werden muss. Darüberhinaus macht der Kassier die Buchführung an diesem zweiten Arbeitsrechner. Eine Vernetzung der Rechner hat momentan keine Priotrität, da dieser zweite Arbeitsplatz eben nur in seltenen Fällen benutzt wird und man dann auch eine Diskette rüberreichen könnte. Allerdings wäre eine Vernetzung nett, ist aber im Moment, wie gesagt hintangestellt.

Nun kommt eben ein neuer Rechner (2,4GHz irgendwas...) und entweder nehme ich meine alte Mühle wieder mit nach Hause oder der 233er bleibt eben im Einsatz.

Von daher ist ein Server-Rechner völlig übertrieben. Und mit Synchronisation meinte ich in erster Linie auch nicht den Datenabgleich zwischen mehreren Client-Rechner und der Datenbank, sondern die Aktualisierung z.B. einer aus den Daten der DB gespeisten Excel-Tabelle im Falle einer Änderung der in der DB gespeicherten Daten durch einen anderen Client (ist ja letztlich nichts anderes, jedoch eben nur auf einem Rechner).

Das Budget ist nicht wirklich NULL, aber fast (bessergesagt, es gibt kein Budget, aber eben momentan auch kaum Geld für eine solche Investition).

Die Datenmenge, die das System aufnehmen muss ist minimal. Momentan sind es vielleicht 500 Adressen und jährlich laufen vielleicht 100 Seminare. D.h. hier würden pro Jahr nochmal vielleicht 5, 600 Adressen hinzukommen, damit sollte Access doch wohl die nächsten 2, 3 Jahre kein Problem haben, oder? 

Natürlich wäre es möglich, eine PHP-Anwendung zu schreiben und die Daten in einer MySQL-DB abzulegen. Aber das ist ziemlich viel Aufwand und macht nur Sinn, wenn man damit letztlich gut arbeiten kann. Daher auch meine Fragen bezüglich der Synchronisation und der Komandozeilensteuerung von MS Office.

Angenommen ich habe so eine PHP-App. Nun gibt es dort also eine Funktion: Spuck mir eine Mitgliederliste aus. Die Daten zusammenzubringen ist kein Problem. Nun gibt es ja verschiedene Möglichkeiten:

A) Ich erzeuge ein PDF. Keiner (außer mir) kann das Template dazu bzw. die Ausgabe verändern.

B) Ich erzeuge eine temporäre .xls-Datei und lasse diese durch Excel öffnen. Hier wird garantiert einiger Ärger freigesetzt werden, weil irgendwer versuchen wird, diese erzeugte Datei dann zu verändern und sich wundern wird, warum die Änderungen morgen wieder weg sind. Abhilfe würde vielleicht schaffen, die Datei schreibgeschützt zu speichern, aber wirklich intuitiv zu bedienen ist das nicht.

C) Falls das überhaupt geht. An Excel wird eine Template-Angabe, eine Query und was weiß ich noch übergeben und Excel schustert das File zusammen. Jede Änderung wird direkt in den Daten ausgeführt. Geht das und wo muss ich da ansetzen? Oder geht sowas eben mit Makros oder so.

Ähnlich bei einem Serienbrief, nur dass dort die PDF-Variante ausfällt, da die Vorlage ja in jedem Fall in Word erstellt werden muss und ich ja kein .doc-File parsen kann (daran scheitert ja eben sogar OOo bisweilen!).

Die Struktur darf ruhig recht starr sein, allerdings hab ich auch kein Problem mit einer überladenen fertigen Lösung, wenn sie intuitiv zu bedienen ist.

Basti